大家好，我是布萊克。你一定有使用過 Word 檔填寫個人資料的方式，這些檔案多數都會預設好格式讓大家去填寫，但是使用者填寫後往往會收到五花八門的格式，可能字體跑掉或是格式顏色錯誤之類的情形不斷發生，此時統整資料真是一件累人又麻煩的事情。今天布萊克要來介紹一種可以讓填寫資料更加快速且方便的作法，優點就是資料格式保持一致。
傳統呈現方式
假設你舉辦一個活動，需要大家填寫一份簡單的履歷，你將格式設定成下圖。
當你收到使用者回傳的資料後，往往設定好的格式都會跑掉，各種各樣的格式都有，可能長得像是下圖一樣，是不是相當頭痛呢？
表單控制器呈現方式
其實只要加以運用 Word 內建的控制項與限制編輯之後，使用者填寫的格式就不會出現各種各樣的格式了，完成的履歷檔案格式如下。
以下就讓布萊克帶你一起操作一次吧！
表單控制項介紹
在 Word 內，這項「表單控制項」功能預設是關閉的，請透過以下步驟啟用這項功能。在上方功能區空白處點擊右鍵(步驟1)，在自訂功能區找到「開發人員」的選項(步驟2)，啟用後按下確定(步驟3)。
此時你的 Word 上方功能區就會多出一個「開發人員」的頁籤，今天的重點將擺在「表單控制項」(紅框)內的功能進行介紹。
純文字內容控制項
純文字內容控制項可以輸入任何的文字內容，像是姓名、地址、行動電話、身分證字號、緊急聯絡人...等等個人資料都相當適合。
當插入純文字內容控制項後，如要修改輸入前提醒字樣或格式，請在上方功能區找到「設計模式」的功能，此時就可以調整提醒文字了，格式的部分就到「常用」的頁籤進行修改。你可以看到有設定格式之後，只要使用者輸入資料，Word 會自動套用格式。
若要修改輸入後的格式，請在上方功能區找到「屬性」的功能(步驟1)，並核取方塊(步驟2)，再從新樣式按鈕(步驟3)中設定格式(步驟4)，按下確定按鈕(步驟5)即可。
而如需要大量設定同樣的顯示格式，內容控制項是可以複製的。請用複製與貼上的熱鍵進行操作，同樣在「設計模式」的功能中可以修改提醒字樣，具體操作方式如下：
圖片內容控制項
圖片內容控制項可以載入圖片檔案，並且可以瀏覽一張預設的圖片，以提醒使用者要提交一張個人照。圖片內容控制項的寬度與高度可自行調整，使用者提交的個人照並不會超出你預設的寬度與高度。
核取方塊內容控制項
核取方塊內容控制項適合用來核取選項，像是旅遊攜帶物品、待買物品、與會日期...等等。在這次的履歷範例中，布萊克將這項控制器用來調查使用者的性別。
不過預設的核取圖案並不是常見的打勾或是塗滿方塊的樣式，如需要進行修改核取方塊的樣式，同樣是透過屬性面板修改，具體操作方式如下：
日期選擇器內容控制項
布萊克認為日期相關的資料是最常遇到格式不一致的欄位了，有人可能填寫數字，有人可能寫全形數字，甚至更有人寫國字的大小寫。日期選擇器內容控制項可以透過選取日期的方式自動產生相關文字，並依照你設定的格式顯示出來。在 Word 內有提供西曆和中華民國曆兩種格式，具體操作方式如下：
下拉式方塊內容控制項
如果要填入的資料是固定選項，但是又希望使用者可以自行新增的話，例如職業可能有分學生、老師、部門主管...等等，不可能全部都列出來，所以允許使用者自行新增，那麼下拉式方塊內容控制項會是一個不錯的選擇。在這次的履歷範例中，布萊克將婚姻狀況歸類為下拉式方塊內容，允許使用者可輸入選項以外的資料。
下拉式清單內容控制項
下拉式清單內容控制項功能與上一個功能非常類似，差別在於下拉式清單內容控制項只能選擇選項內的項目，因此就不提供自行新增的功能。這種控制項的好處就是避免各個使用者認知上的不同，舉例來說如果需要填寫學校名稱，使用者可能會填寫「臺灣大學」而非「國立臺灣大學」，看上去都相同，但是統整資料就會造成混淆。
限制編輯
設計好表單之後，當然不希望使用者能夠隨意刪除格式，透過「限制編輯」功能可以避免使用者隨意更動格式，僅能在各種控制器欄位輸入資料。具體操作方式如下，請在上方功能區找到「限制編輯」的功能(步驟1)，並勾選格式設定限制(步驟2)，再將編輯限制的方框勾選起來(步驟3)，下拉式選單則設定為填寫表單(步驟4)，如此就僅限控制器欄位可以輸入資料而已。確認無誤後，按下強制保護(步驟5)按鈕，只要設定一組密碼(步驟6)就可以啟用限制編輯功能了。
介紹完以上的控制項與限制編輯之後，是否覺得非常方便呢？完成的履歷檔案格式如下。
以上就是今天的教學了，如果對於這類的教學文章感興趣的，歡迎留言告訴布萊克。
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