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大家好,我是布萊克。如果你手邊有大量的報名資料,苦惱如何將這些資料依序建立成獨立的分頁,那麼你就不要錯過布萊克今天要來教大家的實用技巧了。這項功能是 Word「合併列印」,可以讓你在非常短的時間將每一筆報名資料依照你的想法建立出每個獨立的分頁。

假設你今天要為自己的婚禮製作出大量的邀請函樣板,你已經在前幾天搜集好相關的資料了並整理在 Excel 檔案內了。

而婚禮邀請函樣板也已經談妥細節,格式如下圖。左邊是你要寄送給親朋好友的信封樣式,右邊則是婚禮邀請函的卡片內容。

讀取現有親朋好友清單

在 Word 上方工具列的「郵件」中找到「選取收件者」功能,並從中選取「使用現有清單」(步驟1)。選擇你要匯入的 Excel 檔案讀取會參加婚禮的親朋好友清單(步驟2)。此時 Word 會讓你確認要讀取的工作表(步驟3)範圍,選擇好之後就可以按下確定(步驟4)了。

當你按下確定之後 Word 本身看起來好像沒有反應,但是實際上已經跟你的 Excel 檔案連動了。

適當位置插入顯示欄位

請在上方工具列的「郵件」中找到「插入合併欄位」功能,這邊你就會看到剛才 Excel 內建立的欄位了。

接著你要做的事情就是不斷重複將剛才製作好的邀請函樣板內的 ○○○ 位置取代成 Excel 內的欄位(步驟1-3)。

完成之後就會看到下圖的邀請函樣板變成下圖了,紅色方框就是套用每個 Excel 內的欄位的內容。

編輯親朋好友清單

你可能會想要編輯一下剛才從 Excel 讀取的親朋好友清單,請從上方工具列的「郵件」中找到「編輯收件者清單」功能。

這時你可以依據實際情況自由增減要來參加婚禮的親朋好友,如果要刪減不來的親朋好友,只需要將他/她取消勾選就可以了。如果 Excel 突然又更新清單,那這時先將 Excel 儲存之後,再將 Word 重新啟動一次就會看到新增的親朋好友了。

個別產生獨立分頁

做到這邊幾乎已經完成大量報名資料的設定了。剩下最後一個步驟將親朋好友的地址及姓名...等等的資料個別輸出到獨立分頁上。在上方工具列的「郵件」中找到「完成與合併」功能,選到「編輯個別文件」選項(步驟1)。此時 Word 會問你輸出的範圍(步驟2),點擊全部之後就會以「編輯收件者清單」的勾選人數去產生獨立分頁,最後按下確定(步驟3)即可。

因為在這個範例中,布萊克剛才取消勾選了小珍,所以最終輸出的資料也確實找不到小珍。

如此就可以完成大量的婚禮邀請函製作,這樣省時又省力的技巧一定要筆記起來喔!以上就是今天的教學了,如果對於這類的教學文章感興趣的,歡迎留言告訴布萊克。

最後修改日期: 2020-04-22

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